MS Excel क्या हैं? [What is MS Excel in Hindi]

MS Excel क्या हैं? [What is MS Excel in Hindi]


MS Excel क्या हैं? Introduction to MS Excel:

MS Excel एक Electronic Spreadsheet Program है जिनका उपयोग data को संग्रहित(store), संगठित, manipulate करके रखने के लिए किया जाता है। वर्तमान में यह MS-Office suite के साथ उपलब्ध होता है, इस program में हम calculation, graphics tool, pivot table एवं macro का उपयोग आसानी  से कर सकते हैं। इसमें एक बहुत बड़ी spreadsheet होती है, जिसके प्रत्येक cell में data enter कर सकते  हैं एवं cells के data पर आसानी से formatting, editing, calculation, graphic tool, pivot table एवं macro का उपयोग आसानी से कर सकते हैं।
MS Excel क्या हैं

इसमे एक बहुत बड़ी spreadsheet होती हैं, जिसके प्रत्येक cell में data enter कर सकते हैं एवं cells के data पर आसानी से formatting, editing, calculation का कार्य  किये जा सकते हैं। Lotus 123 जिसे सन 1985 में release किया गया था यह DOS based था और इसे विशेष रूप से spreadsheet program के रूप में design किया गया था इसलिए इसे MS-Excel का DOS based version कहा जा सकता है।


Definition of Spreadsheet (MS Excel):

Ms-Excel के load होते ही बहुत सारे खानों के समूह प्रदर्शित होते हैं उसके जिस भाग में ये खाने प्रदर्शित होते हैं उन्हें spreadsheet कहते हैं, यह worksheet के नाम से भी जाना जाता है। यह worksheet एक विशाल graph paper के समान होता है।

Definition of Spreadsheet (MS Excel)

Excel में किसी भी cell का नाम उनके row ओर column label के आधार पर निर्धारित होता है, जैसे : sheet के पहले cell का नाम A1 एवं सबसे अंतिम cell का नाम XFD 104576 होता है। Excel के जिस cell में कार्य करना चाहते हैं, उसमें cell pointer को move करना होता है यह गाढ़ा आयताकार box के आकार में प्रदर्शित होता है। Excel के किसी cell या उसके data कार्य करने के लिए उसे select करना होता है, select करके ही cell के data format को change कर सकते हैं या उसे copy, cut, move इत्यादि कर सकते हैं।

(1) Formula bar:

सामान्यतः इसका प्रदर्शन tool bar के नीचे होता है, इसमे जिस cell में cell pointer होता है उसके data को यदि किसी प्रकार का formula के द्वारा लाया गया है, तो उसे इस formula bar में देख सकते हैं या उसमें editing कर सकते हैं। इसके Button पर click करके Function dialog box open कर सकते हैं एवं इसके left side के text box में current active cell नाम को देख सकते हैं।

(2) Workbook:

Excel के file को workbook कहा जाता है। Default एक workbook में कुल 3 worksheet प्रदर्शित होते हैं, किन्तु आवश्यकता के अनुसार delete या insert करके कम या ज्यादा किया जा सकता है एवं जिनका नाम sheet1, sheet 2, और sheet 3 होता है जिन्हें आवश्यकता के अनुसार बदला भी जा सकता है। Workbook किसी एक कार्य से संबंधित अनेक worksheets हो सकते हैं।

(3). Cell Pointer:

Worksheet में प्रदर्शित highlighted आयताकार bar को cell pointer कहा जाता है, यह active cell को प्रदर्शित करते हैं, इसे हम mouse से किसी भी cell पर click करके keyboard के arrow key, home, end इत्यादि end पर click करके keyboard के arrow keys, home end इत्यादि keys के द्वारा एवं cell से दूसरे cell में ले जाया जा सकता है।

(4) Row and Column Lable:

इस worksheet के column को A, B, C,.....xyz अक्षरों के द्वारा प्रदर्शित होते हैं, इसमे कुल 16384 columns होते हैं। इन अक्षरों को column label कहा जाता है और इसी प्रकार row को 1, 2, 3,.....1048576 numbers के द्वारा दर्शाया जाता है, जिन्हें row label कहते हैं। एक worksheet में कुल 1048576 row होते हैं। इस प्रकार एक worksheet में cells की संख्या को Rows से Columns का गुणा करके कर सकते हैं इसलिए worksheet में 16384 x 1048576 =17179869184 Cells होते हैं।


Use of Electronic Spreadsheet (MS Excel):

Electronic Spreadsheet अर्थात MS-Excel निम्न क्षेत्रों में बहुत ही उपयोगी हैं:

(1) Finance:

Budgets, Transition, Billing, Invoicing, Receipt और अन्य payment system में इलेक्ट्रॉनिक spreadsheet बहुत ही महत्वपूर्ण योगदान रखते हैं।

(2). Sports :

खेल के क्षेत्र में खिलाड़ियों के आंकड़ों का record जैसे कि average, high score एवं पूरे team के प्रदर्शन  का record रखने  इत्यादि में इसका उपयोग किया जाता है।

(3) Business:

व्यपार में कर्मचारियों का record रखने के लिए या ग्राहकों के विषयों के जानकारी(information) रखने, समान का record रखने इत्यादि में इसका उपयोग होता है।


Application of Spreadsheet (MS Excel):

Electronic Spreadsheet अर्थात MS-Excel की निम्न विशेषताएं होती है जिनकी वजह से यह बहुत उपयोगी हो जाता है:

(1). organize data:

किसी भी spreadsheet software की एक महत्वपूर्ण विशेषता होती है कि इसमें data के लिए restriction, entry एवं उसे व्यवस्थित रखने की सुविधा होती है।

(2). Presentation:

आप अपने spreadsheet को meeting इत्यादि में present करने के लिए इसमें table, chart एवं calculation table का उपयोग कर सकते हैं।

(3). Data Analysis:

Excel के worksheet में आप लाखो data लिख सकते हैं क्योंकि Spreadsheet software में एक लाख से अधिक row एवं 10,000 से भी अधिक columns होते हैं।

(4) Portability:

Digital spreadsheet transport, copy or share करने के लिये बहुत ही आसान होता है। कोई hard copies, अंतरास्ट्रीय स्टार पर भेजने के लिए कुछ दिन व सप्ताह भी ले सकते हैं।
जबकि second व minute में ही सहयोगियों व ग्राहकों तथा internet की मदद से भेजा जा सकता है। spreadsheet, desktops, laptops, tablet computers, Smart phones पर भी इसका उपयोग कर सकते हैं। इसे के लोगों के साथ multiple copies भी share कर सकते हैं।

(5). Formulas:

spreadsheet के लिए सबसे बड़ा लाभ यह है इसमें अधिकांश गणितीय सूत्र के लिए tool दिए होते हैं। Spreadsheet cells या अन्य cells content के आधार पर जानकारी की गणना  कर सकता है, और उसे formula के साथ set किया जा सकता है इन formula का उपयोग करके आप financial information या अन्य important figure को आसानी से calculate कर सकते हैं।

(6). Easy to integrate:

इसे अन्य व्यवसायिक application में आसानी से एकीकृत किया जा सकता है।

(7). Use analysis and decision making:

Data analysis एवं decision making के कार्य के लिए भी यह बहुत की उपयोगी software है।


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The new feature in Excel 2007:

MS-Excel 2007 में इसके पूर्व version की तुलना में कुछ नई विशेषताओं को जोड़ा गया है जो निम्न है:

(1). New user interface:

Ms-Word 2007 में menu को replace करके ribbon method को जोड़ा गया है जो इसके कार्य को आसान बना देता है इन ribbon के command हर समय screen पर प्रदर्शित होते रहते हैं इसलिए इसे mouse से एक ही click पर प्रयोग कर सकते हैं।

(2). Introducing galleries:

Excel 2007 में कुछ नए galleries को जोड़ा गया है जिसके द्वारा आप worksheet, chart एवं अन्य object इत्यादि के format को सीधा galleries से चुनकर उसके अनुसार बदल सकते हैं। Excel में तीन प्रकार की galleries होती है: embedded gallery, ड्राप down gallery एवं grid layout gallery और embedded gallery। इन तीनों प्रकार के gallery को निम्न चित्रों से समझ सकते हैं:
Embedded:
Embedded MS Excel
Drop Down:

Drop Down MS Excel
Grid Layout:
Grid Layout

(3). Mini toolbar:

MS-Excel 2007 के इस विशेषता का उपयोग करके आप कार्य को जल्दी से कर सकते हैं जब आप किसी text, object इत्यादि को चुनकर उस mouse के right button को दबाते हैं तो निम्न प्रकार mini toolbar प्रदर्शित होता हैं:
Mini toolbar Ms excel

(4) New chart type:

इसमें नए प्रकार के आकर्षक chart की सुविधा दी गयी हैं। जिसमे हम अपने data को नए graphic look के साथ प्रस्तुत कर सकते हैं।

(5) New data Format:

Excel 2007 में नए data format (color, style) को जोड़ा गया है जिससे data के color, style बदलकर उसे नया look दे सकते हैं।

(6) Creating better condition format:

पूर्व के version की तुलना में condition format को कई गुना अच्छा बना दिया गया है। इसके द्वारा आप data के format (color, font, style) को न केवल बदल सकते हैं बल्कि condition के आधार पर उसमे अलग-अलग प्रकार के graph का उपयोग कर सकते हैं।


Using different feature with data in MS Excel:

MS-Excel के cell में data को निम्न प्रकार से type कर सकते हैं:

(1) Number:

Keyboard के number button के द्वारा cell में जो भी data type किया जाता है एवं जिनका उपयोग calculation करने के लिए values के रूप में उपयोग किया जा सकता है, उसे numeric data कहा है। जैसे - 32, 128.15, 8.17, -123 इत्यादि।

(2) Text:

जब cell में numbers, characters, symbols type किया जाता है, तो इस  प्रकार के data को text data format के अंतर्गत रखा जाता है। इसमे उन numeric data को भी रखा जा सकता है, जिनका calculation के लिए value के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता। जैसे: name, address, phone number, pin code इत्यादि।

(3) Formula:

जब cell में type किये जा रहे data को equal(=) sign के साथ type किया जाता है, तो उसका fomat formula होता है। जिसका result current cell में प्रदर्शित होता है एवं वह formula bar में प्रदर्शित होता है। जैसे "=12+13+14" or =a1 + a2 +a3" or "=sum(a1:a3)"

(4) Data:

जब cell में हम '-' or '/' sign का उपयोग करके किसी data को दिनांक format में type करते हैं तो उसे excel के द्वारा date format में accept किया जाता है। जिसका लाभ यह है कि उसे आसानी से excel की मदद से change कर सकते हैं। निम्न 4 प्रकार के format के type किये गए data को excel के द्वारा date के रूप में लिया जाता है:
ms Excel date

(5) Time:

जब cell में हम ':' (colon) sign का उपयोग करके किसी data को समय के format में type करते हैं, तो उसे excel के द्वारा time के रूप में accept किया जाता है। जिसका लाभ यह है कि उस पर आसानी से time से संबंधित formula का उपयोग कर सकते हैं। निम्न 4 प्रकार के format में time को cell में type कर सकते हैं:
ms Excel Time


MS Excel Formatting Spreadsheets:

Worksheet के cells एवं उसमें type किये गए data के format (Color, style, border, hide, lock इत्यादि) को बदलना चाहते हैं तो इसके लिए Excel 2007 के 'Home' tab के अंतर्गत दिये 'Cell' group के 'Format' option के अंतर्गत दिए 'Format Cell...' option का प्रयोग करते हैं जो निम्न प्रकार प्रदर्शित होता है:

MS Excel Formating Spreadsheets

उपरोक्त List के 'Format Cells...' पर click करने पर निम्न प्रकार इसका dialog box प्रदर्शित हो जाता है:

MS Excel Formating Spreadsheets

उपरोक्त dialog box के अंतर्गत दिए tab option (Number, Alignment, Font, Border, Fill, Protection) के उपयोग निम्न प्रकार से करते हैं:

(a) Number:

इसके नाम के अनुसार ही हम selected cells के लिए number format जैसे: यदि cell में 56 type है तो उसे 56.0, Rs.56, Rs.56.00, Rs.56 etc number format में बदल सकते हैं।

(b) Alignment:

इस tab option के अंतर्गत हम selected cell के data को उसके cell में vertical or horizontal alignment, left, right में निर्धारित कर सकते हैं एवं इसके degree भाग में दिये option के द्वारा data को 0 to 180 degree में rotate कर सकते हैं। साथ ही किसी cell में एक से अधिक line type करने के लियेे उसके डेटा के width को cell width के अनुसार select करने इत्यादि का निर्धारण भी इसमे दिये check box को select करके कर सकते हैं।

(c) Font:

इस tab के अंतर्गत प्रदर्शित dialog बॉक्स  के दिये option के द्वारा selected cell के data का font, size, color, style इत्यादि को निर्धारित कर सकते हैं।

(b) Border:

यदि selected cell के चारो ओर या किसी भी side में यदि border line इच्छा के अनुसार style, color, width में show करना चाहते हैं, तो इस tab के dialog box के options का प्रकार किया जाता है।

(e)  Patterns:

यदि selected cells के background में color or pattern (mix color) प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो इस tab option के dialog box का उपयोग किया जाता है।

(f) Protection:

यदि selected cells के data को lock या hide करके सुरक्षित रखना चाहते हैं, तो इसमें दिए दो check box का प्रयोग किया जाता है।

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MS Excel Different view of worksheets:

Excel में workbook को न केवल normal view में देख सकते हैं वरन उसे 5 प्रकार के view में देख सकते हैं और उसमें कार्य कर सकते हैं। यह 5 प्रकार का view Excel 2007 के 'View' tab के अंतर्गत निम्न चित्र में प्रदर्शित होता है:
MS Excel Different view of worksheets

(1) Normal:

जब भी हम Excel को open करते हैं तो worksheet  इसी view में प्रदर्शित होता है, अर्थात worksheet का default view होता है।
इस view की विशेषता यह होती है कि इसमें आप सभी प्रकार के excel में किये जाने वाले कर्त को आसानी से कर सकते हैं। इस view में worksheet एक बड़े graph paper के समान प्रदर्शित  होता है। जैसे:
MS Excel Normal worksheets

(2) Page Layout:

जैसे कि नाम से स्पष्ट है, इसमें worksheet, page की तरह प्रदर्शित होता है इसे 'Normal' View एवं 'Page Break Preview' का मिला-जुला रूप में सकते हैं। क्योंकि इसमें worksheet page की तरह भी प्रदर्शित होता है और इसमें worksheet page की तरह भी प्रदर्शित होता है और इसमें आसानी से भी कार्य कर सकते हैं। जैसे:
Ms excel Page Layout worksheet

Page का आकर जैसे: A4, A3, Legal इत्यादि का निर्धारण किया है उसी के अनुसार worksheet प्रदर्शित होता है और प्रत्येक page में उसके size के अनुसार table भी प्रदर्शित होता है।

(3) Page Break Preview:

इस view में worksheet का केवल वह भाग प्रदर्शित होता है जिनके data type किया जाता है और जहाँ जहाँ से page break किया गया है वहाँ से typed data अलग-अलग page में पर्देशित होता है। जैसे:
Ms excel Page Break Preview worksheet

(4) Custom View:

worksheet के current view (Worksheet का कोई भाग select हो उसे उसी प्रकार) save करके रख सकते हैं और देख सकते हैं। इस पर click करने पर निम्न प्रकार इसका dialog box प्रदर्शित होता है:
Ms excel Custom View worksheet

इसके 'Add' button पर click करके वर्तमान view के नाम देकर save कर सकते हैं, 'Show' button के द्वारा selected view को प्रदर्शित करा सकते हैं एवं 'Delete' button के द्वारा selected view को मिटा सकते हैं।


MS Excel Full Screen:

इस view में page, full screen में प्रदर्शित होता है, Full screen view में Excel के ribbon bar, menu इत्यादि अदृश्य हो जाते हैं जिन्हें 'Esc' key दबाकर वापस लाया जा सकता है।
इस view का प्रयोग मॉनिटर screen के अधिक से अधिक भाग में worksheet को देखने के लिए किया जाता है।


MS Excel Graph:

एक से अधिक numeric value के अंतर को समझने के लिए graph तैयार करते हैं तो उसे charts कहते हैं। Excel में हम numeric value का उपयोग करके अनेक प्रकार के charts बना सकते हैं।

MS-Excel 2007 में chart बनाने के लिए 'Insert' tab के अंतर्गत दिए 'Chart' group (जो नीचे दिए चित्र की तरह प्रदर्शित होता है) के option का उपयोग करते हैं:

उपरोक्त चित्र में chart के प्रकार का group प्रदर्शित होता है। Worksheet के अंतर्गत type किस भी data को चुनकर इसके Group से किसी भी chart पर क्लिक करते हैं तो उसके type एवं default setting अनुसार नया chart insert हो जाएगा।
Chart के प्रकार को चुनने के लिए इसमें dialog box की सुविधा भी दी गई है जिसे open करने के लिए, उसके नीचे कोने में दिए button पर click करते हैं जिससे निम्न प्रकार इसका dialog बॉक्स प्रदर्शित होता है:

उपरोक्त चित्र में डायलॉग box के left side के window से chart का categories एवं right side के window से चुने गए group में दिए chart के लिए प्रकार का चुनाव करते हैं। इसके बाद 'Ok' button पर click करते हैं। जिससे selected data के आधार पर default setting के अनुसार chart बन जाता है।

Excel 2007 में chart insert करते ही इसके ribbon में तीन नए tab 'Design', 'Layout' और 'Format' जुड़ जाते हैं जिसके अंतर्गत दिए options के द्वारा chart के type, color, style, row label, column label, background color, chart का worksheet के किस स्थान पर insert करना है इत्यादि का निर्धारण कर सकते हैं।


MS Excel क्या हैं? [What is MS Excel in Hindi]


आपने क्या सीखा जानियें :

  • Ms Excel क्या हैं ?
  • Introductions to MS Excel के बारे में जाना।
  • Definition of spreadsheet in MS Excel: Formula, Workbooks, cell pointer, Row, and column Label.
  • Uses of Electronic Spreadsheet in MS Excel: Finance, Sports, Business.
  • Application of Spreadsheet in MS Excel: Organize data, Presentation, Data Analysis, Portability, Formulas, Easy to integrate.
  • New Feature in Excel 2007: Introduction galleries, Mini toolbar, New chart type, New data format, Creating better condition format.
  • Using different features with data in MS Excel: Number, Text, Formula, Date, Time,
  • MS Excel Formatting Spreadsheets: Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Profesional.
  • Different View of Worksheets: Normal Page Layout, Page Break Preview, Custom View.
  • MS Excel Full screen के बारे में जाना।
  • MS Excel Full screen के बारे में जाना।

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