MS Access क्या हैं? [What is MS Access in Hindi]

MS Access क्या हैं? [What is MS Access in Hindi]


MS Access क्या हैं? Introduction of MS Access:

यह Microsoft द्वारा बनाया गया Relational Software है जो MS Office Package का एक भाग होता है। लेकिन इसे हम अलग से भी खरीद सकते हैं। इस software की विशेषता यह होती है कि यह Graphics User Interface प्रदान करता है। इसमें Microsoft के द्वारा Relational Microsoft Jet Database को GUI और Software development tools के साथ स्थाई रूप से जोड़ दिया गया है। इसे छोटे एवं बड़े दोनों प्रकार के database तैयार करने के लिए बनाया जाता है।

यह Window O/S में उपयोग होने वाला एक प्रसिद्ध database software है। इसका कार्य एक संगठित ढाँचा में आकड़ो को रखने के लिए किया जाता है। यह virtual interface की सुविधा प्रदान करता है जिससे custom form और SQL queries तैयार कर सकते हैं।

MS Access क्या हैं?

यह database software इसलिए भी बहुत अधिक उपयोग किया जाता है क्योंकि इसमें data को window O/S में चलने वाले अन्य program के द्वारा आसानी से access किया न सकता है। समान्यतः जितने भी website को Microsoft serve पर host किया जाता है उनके लिए Access Database program को ही प्रथमिकता दी जाती है। इसके द्वारा हम किसी भी अन्य database software जैसे: Fox Pro, MS SQL, My Sql, Oracle and Filmmaker Pro को आसानी से data भेज सकते हैं।

MS Access Create Table, Forms, Reports, Query, and Pages:

MS-Access में table, query, form और reports चार मुख्य components होता हैं। इन्हें निम्न उद्देश्यों के लिए बनाया जाता हैं:

Create Table in MS Access: 

Database के सभी data को table में ही store करके रख जाता है। जब MS-Access में table बनाने का प्रकिया आरंभ करते हैं तो सबसे पहले उसके field का निर्धारण करते हैं। जिसे column heading मान सकते हैं। जिसे unique नाम दिया जाता है इसलिए यह दूसरे से मेल नही खाता है।
MS Access में table बनाने के लिए MS-Access को open करते हैं जिससे निम्न प्रकार उसका Window open हो जाता है:
MS Access Create Table
इस Window में नया database, नीचे दिये गए template का उपयोग कर सकते हैं या 'Blank database' पर click करके blank database में अपने अनुसार field का निर्धारण करके table बना सकते हैं।

Create Forms in MS Access:

यह database के records को विशेष प्रकार से प्रदर्शित कराने की विधि है। Database को एक form में देखने से उसमें records enter करने में उपयोगकर्ता को के काफी आसान करने लगता है। Form में एक समय मे केवल एक ही record प्रदर्शित किया जाता है। यदि आप form में records को विशेष प्रकार से देखना चाहते हैं जैसे: उन्हें ascending order में तो पहले उसके records को query परिभाषित करके sort कर लेते हैं फिर उन्हें form में पर्देशित किया जाता है।

MS Access में निम्न प्रकार से form तैयार कर सकते हैं:
(1) 'Create' menu में जाकर 'Form' option पर click करते हैं।
MS Access Create Forms
(2) इस 'Form' option पर click करने पर निम्न प्रकार 'Form' window प्रदर्शित होता है:
MS Access Create Forms

Create Reports in MS Access:

Report का कार्य form से उल्टा होता है जैसे हम जानते हैं कि form input के लिए होता है तो उसी का उल्टा report output के लिए होता है। जब हम कोई plan बनाते हैं और उस plan को अंतिम रूप देने के बाद उसका report तैयार करना चाहते हैं तो इसके लिए MS-Access में report  बनाने की सुविधा फि गई है।     
Report में database records को एक विशेष format में design करके उसका print निकाला जाता है। इसे बनाने के लिए MS-Access में Wizard की सुविधा दी गई है जिसका उपयोग करेंगे तो तुरंत ही current database का report तैयार कर सकते हैं।
Ms-Access में निम्न प्रकार से form तैयार कर सकते हैं:
(1) 'Create' menu में जाकर 'Form' option पर क्लिक लर सकते हैं।
MS Access Create Reports
(2) इस 'Report' option पर click करने पर current database के सभी records को लेते हुए निम्न प्रकार से 'Report' window प्रदर्शित होता है:
MS Access Create Reports

Create Queries in MS Access:

Database में data को structure format में store किया जाता हैं जिसे हम access करने के लिए queries का प्रयोग करते हैं। मिख्य रूप से SQL (Structure Query Language) को इसी कार्य के लिए बनाया गया है। उपयोगकर्ता के द्वारा SQL queries इसलिए बनाया जाता है कि निर्धारित database से आवश्यक जानकारी प्राप्त हो सके।
MS Access में Query तैयार करके  table के records को अपने अनुसार संचालित करने का कार्य कर सकते हैं। Query का उपयोग करके एक विशेष प्रकार का criteria निर्धारित करते हैं और उसी criteria के अनुसार database में record के लिए page इत्यादि तैयार कर सकते हैं। जैसे school के student का records हम रखे हैं जिसमें एक query निर्धारित करते हैं, जिसमे उन्ही student के records को प्रदर्शित करना चाहते हैं जिनका fees due है तो इसके लिए एक query तैयार करते हैं जो current months के उन students के records को प्रदर्शित करेंगे जिनका fee column records में मौजूद नही है।
MS-Access में निम्न प्रकार से queries तैयार कर सकते हैं:
(1) 'Create' menu में जाकर 'Query Wizard' option पर click करते हैं।
MS Access Create Queries
(2) इस 'Query Wizard' option पर click करने पर आगे दिए चित्र की तरह एक 'New Query' नामक dialog box प्रदर्शित होता है:
MS Access Create Queries
इस dialog box से 'Simple Query Wizard' option को select करके 'OK' button पर click करते हैं।
(3) इसके बाद 'Simple Query Wizard' नामक एक अन्य dialog box निम्न प्रकार से open हो जाता है:
MS Access Create Queries
इस dialog box से इच्छा के अनुसार field को जोड़ लेने के बाद 'Next' button पर click करते हैं और आगे के option के द्वारा query के लिए condition इत्यादि का निर्धारण करके 'Finish' button पर click करते हैं तो निम्न प्रकार से query बनकर प्रदर्शित होता हैं:
MS Access Create Queries

Create Pages in MS Access:

Page database file को internet में उपयोग  करने लायक बनाता है। इसके द्वारा database file के records को देखने के लिए web page design कर सकते हैं। इस web page को किसी भी web site से जोड़कर database को access करने की सुविधा प्रदान कर सकते हैं। जैसे हम जानते हैं कि web site में केवल HTML file को ही खोला जा सकता है तो MS-Access आपके यह सुविधा प्रदान करता है कि page design हो जाने के बाद उसे HTML format में save कर सकते हैं।


MS Access क्या हैं? [What is MS Access in Hindi]


Creating New Database in MS-Access:

MS-Access में database create करना बहुत ही आसान कार्य है और यदि आप template का उपयोग करते हैं तो यह और भी आसान प्रक्रिया है। नीचे बिना template उपयोग किये किस प्रकार MS Access में database create किया जाता है इसे step by step लिखा गया है:
(1) MS-Access open करने के बाद इसके file menu के new विकल्प का प्रयोग करते हैं जिससे निम्न प्रकार windows प्रदर्शित होता हैं:
Creating New Database in MS-Access
(2) "New" विकल्प का प्रयोग करते ही एक अन्य dialog box open हो जाता है जिसमें दिए "Blank database" icon को select करके ओर इसके text box में नये database table का नाम type करके 'Create' buttor पर click करते हैं जिससे निम्न प्रकार window open हो जाता हैं:
Creating New Database in MS-Access
(3) उपरोक्त चित्र में datasheet नामक नया tab button भी प्रदर्शित हो रहा है जिसके मदद से database के लिए field का नाम, type इत्यादि निर्धारित कर सकते हैं।


Entering Data in MS Access:

MS-Access में ऊपर लिखे गए अनुसार database तैयार कर field निर्धारित करने के बाद उसमें data enter किया जाता है। इसके window के right side के window में प्रत्येक निर्धारित field के नीचे एक-एक text box प्रदर्शित होता हैं जिसमें record enter करते हैं।
एक records enter कर लेने के बाद इसके नीचे के text box में अपना records को type करते हैं और जैसे-जैसे हम records type करते जाते हैं automatic ही नया records enter करने के लिए row जुड़ते जाता है। यह क्रम अनंत तक चलते रहता है। इसे निम्न चित्र से समझ सकते हैं:
Entering Data in MS Access
उपरोक्त चित्र में तीन records type है और अंत मे एक नया text box दिख रहा है जिसमें नया record store कर सकते हैं। उपरोक्त window के नीचे Record: लिखा हुआ है वहाँ हम एक-एक करके records में pointer को आगे पीछे ले जा सकते हैं या सीधे first record या अंतिम record में ले जा सकते हैं।


Importing Data in MS Access:

यदि MS Access में स्वंय का database तैयार न करके बाहर से data import करना चाहते हैं तो इसके लिए 'External Data' नामक tab दिया होता है। इस tab पर क्लिक करने पर निम्न प्रकार इसका ribbon bar प्रदर्शित होता हैं:
Importing Data in MS Access
इस ribbon के पहले भाग 'Import' में दिए विकल्पों के द्वारा अलग-अलग program जैसे: MS Excel, Share Point इत्यादि में रखे हुए data को access में लाकर उपयोग कर सकते हैं। निम्न list से हम समझ सकते हैं कि Access में किस-किस Format के data को import कर सकते हैं:

MS-Access, MS-Excel, ODBC database (SQL serve etc.), Text format (Delimited or Fixed Width), XML Format, Shared Point list, HTML document, Outlook folders, Database files.
यदि उपरोक्त format के data file को import करना चाहते हैं तो निम्न कार्य करेंगे:
(1) 'External data' को चुनकर इसमें इसके import भाग के किसी एक विकल्प पर क्लिक करते हैं जैसे: Excel से data लेने के लिए Excel button पर click करते हैं जिससे निम्न प्रकार dialog बॉक्स  प्रदर्शित होता हैं:
Importing Data in MS Access
इस dialog box से import किये जाने वाले excel file का location और उस location से फ़ाइल का नाम इसके text box में type करते हैं या browser button पर click करके चुनते हैं। इसके नीचे के radio button के द्वारा import किये जाने वाले data का link रखना है या नही जिससे source में परिवर्तन करने पर वह Access में भी बदल जाये या current database से append करते हुए import करना है या नये file में इसका निर्धारण करते हैं।
इसके बाद 'OK' Button पर click करते हैं। जिससे data को किसी प्रकार अलग-अलग column में विभाजित करना है इसका निर्धारण करके 'OK' button पर click करेंगे तो वह import हो जायेगा।


Creating Queries in MS Access:

Queries किसी भी database को एक शक्ति प्रदान करता है। इसके होने से database के क्षमताओं में कोई गुना व्रद्धि आ जाती है। Queries के द्वारा हम database के लिए एक विशेष प्रकार की settings का निर्धारण कर सकते हैं और records को उसी settings के अनुसार देख सकते हैं।
MS-Access में queries तैयार करने से पूर्व यह आवश्यक है कि हमे एक table तैयार करके और उसके अंदर कुछ records enter कर सकते हैं Queries तैयार करने के निम्न steps हैं:
(1) 'Create' menu में जाकर 'Query Design' option पर क्लिक करते हैं।
Creating Queries in MS Access
(2) इस 'Query Design' Option पर click करने पर आगे दिए चित्र की तरह एक 'Show Table' नामक dialog box प्रदर्शित होता है:
Creating Queries in MS Access
उपरोक्त dialog box में वर्तमान में बने हुए सभी table के नाम प्रदर्शित होते हैं जिसमे से जिस table के लिए query बनाना होता है उसे select करके 'Add' Button पर click करते हैं। जिससे यह जुड़ते जाता है और निम्न प्रकार प्रदर्शित होता हैं:
Creating Queries in MS Access
इस query में से जिस field को insert करना चाहते हैं उन पर double click करते जाते हैं जिससे वे नीचे के window जुड़ जाते हैं और निम्न प्रकार प्रदर्शित होते हैं:
Creating Queries in MS Access
उपरोक्त window में query को sort करने के लिए तीसरे row में इच्छा के अनुसार column को sort करने के लिए option दिए होते हैं जिसे उपयोग करने पर कुछ निम्न प्रकार प्रदर्शित होता है:
Creating Queries in MS Access
इसके चौथे row में जिस-जिस column को प्रदर्शित करना है, इसका निर्धारण करते हैं और पाँचवे और आगे के rows records के प्रदर्शन के लिए criteria निर्धारित करते हैं कुछ निम्न प्रकार से करते हैं:
Creating Queries in MS Access
अब इस 'Database' tab के 'Run' Button पर click करते हैं तो query के अनुसार table प्रदर्शित हो जाता है। जो कुछ निम्न प्रकार दिखता है:
Creating Queries in MS Access
इस प्रकार हम query तैयार कर सकते हैं।

MS Access क्या हैं? [What is MS Access in Hindi]


हमनें क्या सीखा:
  • MS Access क्या हैं?
  • Introduction of MS Access
  • MS Access Create -Table, Forms, Reports, Queries, and Pages
  • Creating New Database in MS-Access
  • Entering Data in MS Access
  • Importing Data in MS Access
  • Creating Queries in MS Access

Hello Friends आज अपने इस पोस्ट के माध्यम से पढ़ा MS Access क्या हैं? तो friends उम्मीद है कि इस Post के माध्यम से और बहुत से जानकारी मिली होगी और आपके मन में जो सवाल थे उनका जवाब भी मिल गया होगा

Friends, मैं पूरी कोशिश करता हु की इन Post के माध्यम से आपको जो संदेह करना पूरी तरह से clear हो जाये फिर भी आप को सुझाव देना चाहते हैं तो इसके लिए आप comment box के माध्यम से दे सकते हैं।

Friends मुझे पूरी उम्मीद है कि ये पोस्ट आपको जरूर पसंद आई होगी और मुझे खुसी है कि मैं आपके लिए कुछ का जानकारी इस ब्लॉग के माध्यम से दे सका और इसी प्रकार किसी बारे में जानकारियां प्राप्त करना हैं तो इसके लिए आप comment box के माध्यम से दे सकते हैं Post अच्छी लगी तो इसे दोस्तो के Share जरूर करें धन्यवाद।

Post a Comment

2 Comments

  1. Sir Pagemaker mai PDF file kaise banaye 🙏 🙏🙏🙏🙏

    ReplyDelete
  2. Excellent post. You have shared some wonderful tips. I completely agree with you that it is important for any blogger to help their visitors. Once your visitors find value in your content, they will come back for more What is Java And its profit



    ReplyDelete